ReportingNews #32 | Oktober 2015 | Expertenbeitrag

Kürzungspotenziale in Geschäftsberichten

Autorin:
Ulla von Blittersdorf-Heß

Publizitätspflichtige Unternehmen stehen hinsichtlich des Umfangs ihrer Geschäftsberichte heute vor einem großen Dilemma: Auf der einen Seite ziehen immer neue Regularien eine Ausweitung der Berichterstattung nach sich. Auf der anderen Seite sollen die Berichte nicht noch umfangreicher werden, als sie es ohnehin schon sind. Ganz im Gegenteil: Sowohl DRS20 als auch GRI G4 sowie der IIRC fordern eine stärkere Konzentration auf die Wesentlichkeit und damit kompaktere Versionen von Berichten, die den Leser mit den notwendigen Informationen versorgen und ihn nicht überfordern.

2014 ist es nur sechs DAX30-Unternehmen gelungen, ihren Lagebericht im Vergleich zu 2013 zu kürzen, angeführt von der Siemens AG mit einer Einsparung von 22 Seiten bzw. 20 Prozent. Im Durchschnitt wurden die Lageberichte jedoch um knapp 7 Prozent ausgeweitet. Wie lässt sich also dem aktuellen Trend zu steigenden Seitenzahlen in der Geschäftsberichterstattung entgegenwirken ohne dabei die Berichtspflichten zu vernachlässigen?

Mehrere Ansatzpunkte zum Kürzen

Zunächst einmal sollte der Lagebericht jedes Jahr, bevor es an die Neuerstellung geht, kritisch hinterfragt werden. In der Regel lässt sich bei (fast) jedem Bericht Kürzungs- und weiteres Optimierungspotenzial finden. Grundsätzliche Fragen in diesem Zusammenhang sind:

  • Sind alle Informationen, die veröffentlicht werden, wirklich wesentlich aus Sicht der Stakeholder und des Unternehmens?
  • Müssen alle Informationen in langen Textpassagen dargelegt und darüber hinaus in Grafiken und Tabellen aufgezeigt werden?
  • Müssen alle Informationen im Printbericht enthalten sein oder reicht es, einige Inhalte nur online zu veröffentlichen und dorthin verweisen?

Kunst des Weglassens

Oftmals wird, gerade bei neu anzuwendenden Regularien, zunächst nach dem Motto verfahren: »Viel hilft viel«. Das mag den Anfang erleichtern, im Laufe der Zeit lassen sich die neu berichteten Informationen in der Regel aber komprimieren. Unternehmen, die eine Wesentlichkeitsanalyse durchführen, können die dabei gewonnenen Erkenntnisse nutzen und ihre Berichterstattung entsprechend anpassen. Hier gilt es, mutig zu sein – jedes Unternehmen ist schließlich ganz individuell. Nur weil andere dem Bereich Forschung & Entwicklung mehrere Seiten widmen, muss dies für das eigene Unternehmen noch lange nicht relevant sein.

Vielfach ist auch das Kapitel »Gesamtwirtschaftliche und branchenbezogene Rahmenbedingungen« mehrere Seiten lang und eine ziemliche Textwüste. Ob dies jemand liest, ist fraglich. Auch hier geht es vielmehr darum, die für das eigene Unternehmen relevanten Entwicklungen kurz darzustellen und im nächsten Schritt einen direkten Bezug zum Geschäftsverlauf herzustellen. Konkret: Wie haben sich diese Rahmenbedingungen im Wesentlichen auf das eigene Geschäft ausgewirkt?

Redundanzen tilgen

Weiteres Kürzungspotenzial lässt sich finden, wenn der Lagebericht konsequent auf Redundanzen überprüft wird. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein und dieselbe Information oder Kennzahl gleich mehrfach auftaucht und erläutert wird. Hat man diese Redundanzen aufgedeckt, kann im nächsten Schritt entschieden werden, in welchem Abschnitt diese Information künftig erläutert werden soll. In den anderen Kapiteln wird dann, wenn nötig, dorthin verwiesen. Überhaupt ist es ratsam, häufiger zu verweisen, sei es auf andere Seiten innerhalb des Berichts, auf andere Berichte wie den Nachhaltigkeitsbericht und vor allem auf die eigene Homepage. Dies bietet dem Leser die Chance, gesuchte Informationen schnell – und im Internet auch noch aktuell – zu finden und Zusammenhänge zu erkennen.

Darüber hinaus muss nicht jede Zahl, die im Text vorkommt, auch in einer Tabelle oder Grafik auftauchen – oder umgekehrt. Werden in einer Tabelle oder Grafik die absoluten Zahlen und die Veränderungen im Vergleich zum Vorjahr dargestellt, kann darauf im Text verzichtet werden. Hier sollte dann nur die Analyse bzw. Begründung der Entwicklung erfolgen.

Web statt Print

Abhängig von der Zielgruppe müssen nicht alle Informationen und Kennzahlen zwingend im Printbericht erscheinen. Bei der »Erklärung zur Unternehmensführung« reicht es beispielsweise aus, diese auf der eigenen Homepage zu veröffentlichen und im Lagebericht darauf zu verweisen. ElringKlinger geht noch einen Schritt weiter und stellt den gesamten Corporate Governance-Bericht nur noch ins Internet und verweist unter der Rubrik »An unsere Aktionäre« dorthin. EnBW wiederum veröffentlicht in der Printversion seines ersten Integrierten Berichts 2014 nur einen »Gekürzten Jahresabschluss« mit den wesentlichen Tabellen und verweist auf den vollständigen Konzernanhang samt Bestätigungsvermerk auf der eigenen Internetseite.

Im Zuge der voranschreitenden Integrierten Berichterstattung wird es sicherlich noch zu weiteren Veränderungen in der Print- und Onlineveröffentlichung kommen. Dem Mut und der Innovationskraft der Unternehmen sollten hier keine Grenzen gesetzt sein.

Wie kann man noch kürzen?

Daneben können auch rein technische Änderungen helfen, den Umfang von Lage- bzw. Geschäftsbericht zu reduzieren: So kann die Auswahl einer anderen Schrift oder auch Schriftgröße zu einer Einsparung von mehreren Seiten führen. Auch der Formatwechsel von einspaltig zu zweispaltig bewirkt ähnliches.

Zudem können Kapitel wie der zum Teil ausufernde Risiko- (und Chancen-)Bericht in Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer auf Kürzungspotenzial hin untersucht werden. Dabei bietet es sich zudem an, den oft noch stiefmütterlich behandelten Chancenbericht auch als Chance wahrzunehmen und zumindest ansatzweise an den Umfang des Risikoberichts anzupassen.

Storytelling wird zunehmend ins Internet verlagert

Neben dem Lagebericht bieten auch die sogenannten Imageseiten viel Kürzungspotenzial. Das eigentliche »Storytelling« wird von den Unternehmen bereits, ähnlich wie bei deren Nachhaltigkeitsthemen, zunehmend auf die eigene Homepage ausgelagert. Wichtige Gründe dafür sind die höhere Aktualität und größere Vielfalt an Darstellungsmöglichkeiten. So können zum Beispiel Imagefilme oder persönliche Videostatements von Vorstandsmitgliedern integriert werden – ein wirklicher Mehrwert für den Stakeholder.

Best Practices beweisen die Umsetzbarkeit

Zahlreiche Unternehmen haben bereits unter Beweis gestellt, dass es möglich ist, seinen Bericht über die Jahre hinweg zu verschlanken: So hat EnBW zum Beispiel die Faustformel »Konzernlageberichte erfordern 100 Druckseiten« im vergangenen Jahr widerlegt und seinen Lagebericht auf 83 Seiten zusammengekürzt. Dies gelang vor allem durch die Entscheidung, ob die jeweilige Information in einer Grafik oder im Text veröffentlicht wird – nicht aber beides.

Alle Best Practices haben dabei in der Regel eines gemeinsam: Sie orientieren sich an den gängigen Standards der Berichterstattung – ob DRS20, GRI G4 oder IIRC. Denn diese bieten einen guten Rahmen für die Berichterstattung und fördern die Vergleichbarkeit von Unternehmen und deren Kennzahlen.

Jährliche Überprüfung ist sinnvoll

Egal wie mutig ein Unternehmen letztendlich beim Kürzen ist: Ziel sollte es in jedem Fall sein, den Lagebericht Jahr für Jahr kontinuierlich zu straffen – immer mit Blick auf den Leser, der sich einen guten Überblick über das Unternehmen verschaffen will. Unterstützen kann in diesem Prozess ein externer Dritter, der mit der Perspektive von außen oftmals leichter Kürzungs- und auch Optimierungspotenzial aufzeigen kann – ohne dabei Rücksicht auf interne Befindlichkeiten oder eingefahrene Strukturen nehmen zu müssen.

Über die Autorin

Ulla von Blittersdorf-Heß ist seit knapp 20 Jahren in den Bereichen Finanzen, Unternehmenskommunikation und Investor Relations tätig. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Beratung und Texterstellung für Geschäfts- und Zwischenberichte sowie zunehmend auch für Nachhaltigkeitsberichte.

Zur Website www.skyviewtexte.com

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