ReportingNews #46 | Oktober 2017

SmartNotes
Redaktionssysteme kurz vorgestellt

Redaktionssysteme für Geschäftsberichte und andere Reports oder Medien können den Workflow intern wie extern zu den Dienstleistern, Agenturen, Übersetzern, etc. wesentlich vereinfachen, Zeit sparen und Stress vermeiden helfen. Die Auswahl an möglichen Systemen ist groß, die Kosten und Möglichkeiten sehr unterschiedlich. Wichtig ist, dass der Workflow des Redaktionssystems sich dem des Unternehmens anpasst und nicht umgekehrt. Namhafte Anbieter stellen hier monatlich in eigenen Worten ihr System vor – diesmal SmartNotes.

SmartNotes: Kopf frei auf Knopfdruck

Die Herausforderung

Sie haben das ganze Jahr über gute Geschäfte gemacht. Innovative Produkte auf den Markt gebracht. Neue Kunden gewonnen. Geld verdient.

Das Problem: Jetzt geht die Arbeit erst richtig los – mit der Erstellung der Finanzberichte. Finanzberichte müssen inhaltlich und formal zu 100 % korrekt und konsistent sein, zahllose Vorschriften müssen eingehalten und Korrekturen im laufenden Prozess eingepflegt und validiert werden. Der Aufwand, den Sie betreiben müssen, um über Ihre Geschäfte zu berichten, ist fast genauso groß wie der, sie überhaupt zu machen.

SmartNotes minimiert diesen Aufwand. Vom ersten Datenimport über das Einpflegen der Korrekturen bis zum finalen Erstellen Ihrer Berichte nimmt Ihnen die Software alle aufwändigen und komplizierten Arbeitsschritte ab – und sorgt so dafür, dass Sie auf Knopfdruck den Kopf frei haben für Ihre eigentliche Aufgabe: Gute Geschäfte zu machen. SmartNotes wurde von AMANA consulting für die Erstellung von Finanzberichten maßgeschneidert. Das flexible und benutzerfreundliche Redaktionssystem kann bei der Erstellung aller externen und internen Berichte eingesetzt werden, vom Konzerngeschäftsbericht bis zur Vorstands- oder Aufsichtsratpräsentation.

Funktionen von SmartNotes

Flexible Schnittstellen

SmartNotes verfügt über einen hochgradig flexiblen Import-Prozessor, der Daten aus unterschiedlichsten Quellsystemen, z. B. SAP, IBM, LucaNet und vielen weiteren importieren kann. Diese Daten werden in die Tabellen oder Texte des Berichtes übertragen. Sobald im Buchhaltungs- oder Konsolidierungssystem Daten vorliegen, lässt sich jeder Bericht „auf Knopfdruck" erstellen und beliebig aktualisieren. Natürlich können weiterhin bei Bedarf gezielt Werte manuell erfasst werden. Manuelle Erfassungen oder Korrekturen bleiben zu Kontrollzwecken als solche erkennbar.

Unterstützung des Workflows

Innerhalb von SmartNotes kann ein individueller Workflow definiert werden. Benutzerrechte wie „Lesen" oder „Schreiben" können an die einzelnen Prozessschritte gekoppelt werden, so dass sich interne Direktiven und Compliance Anforderungen leicht umsetzen lassen. Ausstehende Arbeiten und bereits berücksichtigte Änderungen sind so jederzeit im Blick. Engpässe können frühzeitig identifiziert und aktiv vermieden oder behoben werden. Durch die Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte werden die einzelnen Arbeiten für alle Betei-ligte und für Dritte nachvollziehbar.

Parallele Bearbeitung

Durch die Unterteilung des Finanzberichtes in einzelne Abschnitte, können mehrere User gleichzeitig im Bericht arbeiten. Berichtsteile, die gerade bearbeitet werden, sind für andere User nur im Lesemodus verfügbar. Der Bearbeiter des Abschnittes wird angezeigt. Dieses Vorgehen sorgt dafür, dass der User automatisch in der neusten Version arbeitet. Das mühsame Einfügen aktualisierter Berichtsteile fällt weg. Auf Knopfdruck werden die einzelnen Berichtsteile zu einem Gesamtbericht zusammengefügt.

Layout-Instrumente

SmartNotes stellt verschiedene Layoutinstrumente zur Berichtsgestaltung zur Verfügung. Eine zentral hinterlegte Formatvorlage sorgt für ein einheitliches Berichtslayout. Der integrierte „Layout-Roboter" erlaubt die druckreife Gestaltung von Tabellen nach Ihren Vorgaben. Alternativ ist auch die Ausgabe des Berichts im Indesign Format möglich, wodurch die Anzahl von Korrekturschleifen mit der Layoutagentur verringert wird. Zahlen in Tabellen und Zahlen im Text werden automatisch ins Indesign Format übersetzt.

Disclosure Checklist

Berichtsanforderungen werden zentral hinterlegt. Die entsprechenden Textpassagen können der Checkliste durch einfaches Markieren zugeordnet werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Umsetzung der Anforderungen an Ihren Bericht.

Mehrsprachigkeit

Berichte in SmartNotes können in beliebig vielen Sprachen generiert werden. Das Zahlenwerk wird zentral an einer Stelle gepflegt. Anpassungen werden automatisch in alle Sprachen übernommen. SmartNotes stellt berichtete Zahlen automatisch im entsprechenden Zahlenformat dar.

Transparente Berichtserstellung

Durch das Protokollieren aller Änderungen in SmartNotes, besteht die Möglichkeit auf alte Arbeitsstände zurückzugreifen. Alte Stände können wiederhergestellt werden oder mit der aktuellen Version verglichen werden. Dabei wird transparent aufgezeigt, welcher User das Dokument zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.

Verfolgung von Datenänderungen

Wenn nach einem Datenimport zu SmartNotes ein erneuter Import erfolgt, zeigt SmartNotes genau an, welche Einzeldaten sich in welchen Tabellen und Textabschnitten verändert haben. Bei den engen Terminen der Abschlusserstellung hilft Ihnen diese Eigenschaft dabei festzustellen, welche Abschnitte des Geschäftsberichts gegebenenfalls neu kommentiert werden müssen. Sämtliche Datenänderungen werden grundsätzlich mitprotokolliert, so dass sich auch manuelle Eingriffe, z. B. Rundungen, zurückverfolgen lassen.

Validierung und Rundung der importierten Daten

SmartNotes validiert beim Import der Daten ihre Konsistenz. Hierdurch wird sichergestellt, dass Zusammenhänge in unterschiedlichen Berichtsabschnitten überall einheitlich dargestellt werden. Dabei werden auch Rundungsdifferenzen blitzschnell aufgedeckt. Über die integrierte Rundungsfunktionalität lassen sich Rundungsdifferenzen schnell und konsistent beseitigen.

Bericht in nächster Periode fortschreiben

Auf Grundlage des Finanzberichtes aus der letzten Periode wird der Bericht für die nächste Periode generiert. Die Vergleichsperiode wird automatisch aus dem vorhergehenden Bericht befüllt, so dass alle Rundungen und Anpassungen erhalten bleiben. Abgeschlossene Berichte können als solche gekennzeichnet und für die Bearbeitung gesperrt werden.

Integrierter XBRL Prozessor

SmartNotes verfügt über einen integrierten XBRL Prozessor, der ein komfortables „Tagging" der Berichtsdaten per Drag & Drop ermöglicht. Der XBRL Prozessor ist heute schon in der Lage, das von der ESMA vorgeschriebene „European Single Electronic Format", welches ab 2020 zur Pflicht wird, zu produzieren. Eine XBRL Instanz mit aktualisierten Zahlen kann so auf Knopfdruck generiert werden.

Factory

Gleichartige Berichte wie zum Beispiel HGB Einzelabschlüsse oder Risikoberichte können mit der SmartNotes Factory gewissermaßen „am Fließband" produziert werden. In einem Master-Dokument können Inhalte definiert werden, die für alle Gesellschaften gleichermaßen gelten. Individuelle Textpassagen können für jede Gesellschaft angepasst werden. Abweichungen vom Master werden übersichtlich dargestellt. Über einen Massen-Import z. B. aus SAP können sämtliche Berichte gleichzeitig mit Daten gefüllt werden.

 

Das Wichtigste auf einen Blick

Jede einzelne Funktion und jedes Modul in SmartNotes wurde so programmiert, dass es Ihre Abläufe optimiert und die Bearbeitung Ihrer Aufgaben so einfach wie möglich macht. So ist eine Software entstanden, die Ihren Aufwand bei der Erstellung konsequent minimiert und Ihnen folgende Vorteile bietet:

  1. Mehr Transparenz
    Über die Verbindung zu den Vorsystemen wird die Identität der Bereichsdaten mit den Buchhaltungsdaten sichergestellt.

  2. Hoher Integrations-Grad
    Geschäftsbericht-relevante Informationen werden durch das Tool und die vorhandenen Schnittstellen perfekt integriert, so minimiert sich Ihr Arbeitsaufwand durch Vermeidung von manuellen Übertragungen und Doppelerfassungen.

  3. Minimale Fehlerwahrscheinlichkeit
    Automatische Validierungen und Berechnungen sowie Zwischenschritt-Aggregationen eliminieren die Fehlerwahrscheinlichkeit für Sie.

  4.  Verkürzung der Erstellungszeit
    Aufwändige und ineffiziente manuelle Such- und Kontrollarbeiten entfallen, durch die parallele Bearbeitung im Erstellungsprozess wird die Arbeit gezielt auf mehrere Schultern verteilt.

  5. Leichte Generierung einer druckreifen Version
    Abstimmungen mit Dritten werden reduziert oder sogar überflüssig – das garantiert Ihnen Zeit- und Kostenvorteile.

  6. Ausgefeiltes Berechtigungskonzept
    Erlaubt feinstgranulare Einschränkungen von Funktionen und Inhalten für Bearbeiter.

  7. Benutzerfreundliche Oberfläche
    Bei der Bearbeitung Ihrer Texte und Tabellen bleiben Sie in Ihrem gewohnten Office Umfeld.

Über uns

Wir, die AMANA consulting GmbH, haben uns auf die Entwicklung von Softwarelösungen in den Bereichen Steuern, Rechnungswesen und XBRL spezialisiert. Die AMANA consulting GmbH ist im Jahr 2011 als Spin-Off der PricewaterhouseCoopers AG WPG (PwC) entstanden. Unsere dynamische Unternehmensberatung bietet nationalen und internationalen Kunden führende Software-Lösungen zusammen mit Dienstleistungen für Rechnungswesen, Controlling und Steuern an.

Wir sichern die reibungslose Integration der Lösungen in Ihre IT-Landschaft und optimieren Ihre Prozesse. Eine qualifizierte Fachberatung anbieten und prüfungsnah einbinden zu können, ist hierbei wichtig, um optimale Synergien zu erzielen. Wir legen daher besonderen Wert auf die fachliche Weiterentwicklung und Anpassung der Lösungen an neue Anforderungen und Bedürfnisse. Sie profitieren von unserer jahrelangen Erfahrung an der Schnittstelle zwischen Fachbereichen und IT. Wir lernen durch kleine und große Kunden. Unsere Kunden arbeiten eng mit uns zusammen. Dabei schaffen Lob und konstruktive Kritik gegenseitiges Vertrauen. Diejenigen unserer Kunden, die uns schon vor der Gründung von AMANA miterlebt haben, zählen uns heute immer noch zu ihren festen Partnern. Wir sind stolz auf die Kunden, die uns auch als selbständige Unternehmung weiterempfehlen. Wir haben Kunden, die uns vertrauen. Und denen überlassen wir gerne das Reden.

www.amana-consulting.de

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