13. Mai 2022

Wie sich der Reportingprozess optimieren lässt

Julia Schneider Account Manager bei wirDesign

Lesezeit: 2 Minuten

Nach einer turbulenten Geschäftsberichtssaison steht meist schon die Vorbereitung für den nächsten Bericht an. Dabei fällt vielen auf, dass es etliche Stellschrauben für die Optimierung gibt: sei es bei der Prozesssteuerung, beim Redaktionssystem, der redaktionellen Arbeit oder der Themen- und Materialsammlung. Hinzu kommt, dass der Reportingprozess insgesamt komplexer geworden ist: Neue inhaltliche Anforderungen (ESG, GRI, NFRD, EU-Taxonomie, …) führen zu einem Mehraufwand in der Berichterstattung. Timings, Koordination, Reaktionsfähigkeit und Berichtspflichten: Um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten, braucht es klare organisatorische Leitplanken und Partner, die den Reportingprozess nicht nur betreuen, sondern dabei auch inhaltlich und strategisch kompetent beraten.

Schlank durch den Prozess: Geht das?

Bei der Erstellung eines Geschäfts- oder Nachhaltigkeitsberichts gibt es natürlich nicht den einen Standardprozess, zu unterschiedlich sind die Anforderungen und gesteckten Ziele. Zumal es derzeit zwei gegensätzliche Trends gibt: An einem Ende der Skala werden die Berichte immer komplexer und sind wichtiger Part der Imagekommunikation, häufig mit einer integrierten Social-Media-Kanalstrategie und verzahnten Kommunikationsangeboten. Am anderen Ende findet man die absolute Reduktion auf das Wesentliche in der Finanzkommunikation und der Pflichtberichterstattung.

Der richtige Sparringspartner hilft Ihnen dabei, den für Sie perfekten Prozess zu definieren, und berät Sie rund um die wichtigsten Fragen:

Berichtsdramaturgie
Inhaltsstrukturen und redaktioneller Aufbau
Informationslogistik
Gewichtung und Inszenierung von Daten und Fakten
Auswahl des richtigen Formats: Print, online, hybrid
Smart-PDF und PDF-first-Lösungen
Auswahl des passenden Redaktionssystems
Nachhaltigkeitsnarrativ
Jahresbotschaften
IR Branding

Wie lässt sich das »Spin-off-Reporting« managen?

Im Reportingprozess erstellt man schon längst nicht mehr nur Inhalte für den einen Jahres- oder Nachhaltigkeitsbericht. Bestenfalls ist der Bericht Bestandteil einer unternehmensweiten Content-Strategie. So können vormals nur für das Reporting relevante Contents als Snippets der Gesamtkommunikation des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden. Mit dieser Verzahnung mit anderen Touchpoints und Kanälen wie Social Media und mit cleverem Storytelling lässt sich der Aufmerksamkeitsfokus für die relevanten Themen aus den Berichten beliebig ausweiten.

»Erhöhen Sie den Wert Ihres Reportings. Mit Ihrer Marke im Mittelpunkt und dem Prozess im Griff.«

Welches ist das richtige Redaktionssystem für mich?

Redaktionssysteme für Geschäfts- und Nachhaltigkeitsberichte und andere Reports können den Workflow für publizierende Unternehmen intern wie extern zu den Dienstleistern, Agenturen, Übersetzern etc. wesentlich vereinfachen, Zeit sparen und Stress vermeiden. Wichtig ist, dass der Workflow des Redaktionssystems sich dem des Unternehmens anpasst und nicht umgekehrt. Aber nicht jedes Berichtsprojekt braucht auch ein Redaktionssystem. Für den Einsatz eines Redaktionssystems sprechen komplexe Strukturen in der Berichterstattung oder wenn ein hoher Grad der Automatisierung gewünscht ist. Kleine Redaktionsteams oder der budgetäre Aufwand wären Aspekte, die dagegensprächen. Gern unterstützen wir Sie bei der Entscheidung, welches das passende System für Ihre Anforderungen ist.

Gemeinsam besser: das richtige Team

Smarte Tools für das kollaborative Prozess- und Projektmanagement sind wichtig. Aber mindestens genauso wichtig sind der menschliche Faktor und der persönliche und kontinuierliche Austausch, z. B. in Jours fixes. Darin bespricht sich das Kernteam, bestehend aus dem Projektmanagement und dem Kreativteam, mit dem Kunden, um flexibel auf sich verändernde Anforderungen reagieren zu können oder um ggf. erforderliche Fachexpertise abzuklären. Das können spezialisierte Dienstleister, Agenturen oder Übersetzer sein.

»Ein erfolgreiches Projekt hat nicht nur damit zu tun, wie etwas aussieht, sondern ist eines, bei dessen Entwicklungsprozess sich jeder Beteiligte gut fühlt.«

Ein wesentliches Learning können wir aus unserer langjährigen Geschäftsberichtsarbeit ziehen: Eine längerfristig angelegte Zusammenarbeit von Kunde und Agentur zahlt sich aus. Gerade in so zeitkritischen Projekten wie dem Geschäftsbericht kommt es auf eine gute Zusammenarbeit und reibungslose Prozesse an. Für ein eingespieltes Team ist es viel leichter, den Prozess ruhig und effizient zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Damit man sich dann voller Energie dem neuen Bericht widmen kann.