Gemeinsam baden gehen - Feedbackkultur bei wirDesign

Feedback geben und Feedback nehmen können ist ein Muss – gerade für eine hierarchiefreie Organisation. Es hilft uns dabei, immer besser zu werden und beständig zu lernen. Wir bei wirDesign glauben an die Kraft einer offenen Feedbackkultur. Sie hilft uns, als Gemeinschaft eigenständig denkender Menschen zusammenzuwachsen, die laufend Entscheidungen treffen. Eine solche Kultur erfordert jedoch Reflexion, passende Werkzeuge und Formate. Vor allem aber ein gemeinsames Erarbeiten und kontinuierliches Weiterdenken des gemeinschaftlichen Commitments unserer Selbstorganisation. Dafür ist es essenziell, dass jeder klar und empathisch kommunizieren, reflektieren und sich selbst organisieren kann, um täglich sinnvolle Entscheidungen zu treffen.

Wo komplexe Themen bearbeitet werden, braucht es einen kontinuierlichen Austausch. Reibungen sind eine Chance für Innovation und das Zusammenbringen von Expertisen, um die besten Lösungen zu finden. Es braucht jedoch auch die Fähigkeit, sie konstruktiv zu betrachten und wieder aufzulösen.

Um diesen Prozess zu fördern, setzen wir uns bei wirDesign intensiv damit auseinander, Feedback zu geben und anzunehmen. Eine Kultur, die Wertschätzung und informelles Feedback fördert, benötigt Zeit, Reflexion und hohe Motivation und Kompetenz aller Beteiligten.

Neben dem alltäglichen Feedback fördert die wirDesign Kultur auch formelle Feedbackrunden. Diese sind zeitlich geplant, strukturiert und richten sich an spezifische Personengruppen. Es setzt bei Peers und Fachexpert*innen an, die aufgrund ihrer Überschneidungen in der Lage sind, sich gegenseitig ein umfassendes Bild zurückzumelden – sowohl in sozialen als auch in fachlichen Zusammenhängen. Doch wie soll man das alles unter einen Hut bekommen? Diese Frage stellt sich wirDesign und entwickelt so die eigenen Feedbackprozesse – die sogenannten Badewannen, stetig weiter, so wie auch das Unternehmen selbst sich laufend weiterentwickelt. Doch schauen wir uns einmal an, wieso wir überhaupt von Badewannen sprechen und wie die Entwicklung bisher lief.

Der Ursprung der heißen Badewanne

Unser Format der heißen Badewanne lehnt sich an das von Fritz Perls entwickelte »Heiße Stuhl«-Format an. Es ermöglicht intensives Feedback in einem geschützten Rahmen, indem die feedbackempfangende Person im Zentrum der Aufmerksamkeit steht, ohne selbst aktiv teilzunehmen. Die Abwandlung von wirDesign zur »Heißen Badewanne« fand erstmals in ehemaligen Agenturräumlichkeiten statt, einer großen Wohnung mit mehreren Badezimmern, die in Feedbackorte transformiert wurden. Und das ging so: Die feedbackempfangende Person sitzt in einer (leeren) Badewanne und hört bei leicht offen stehender Schiebetür zu, wie die Kolleg*innen im Nebenraum gemeinsam und in der dritten Person über sie sprechen. Die Teammitglieder, die sich über die feedbackempfangende Person unterhalten, blenden im Idealfall aus, dass die Person zuhört, um so in einen für alle aufschlussreichen Dialog und die substanziellste Form von Feedback zu kommen.

Weiterentwicklung zur Badewanne 2.0

Ab Anfang 2023 haben wir nun mit einer weiterentwickelten Version der Badewanne begonnen. Diese neue Struktur der »Badewanne 2.0« gliedert sich in drei Schritte und ermöglicht es, Feedback auf verschiedenen Ebenen zu integrieren.

Schritt 1: Die Teambadewanne

Die Teambadewanne ist ein Peerfeedback. Hier nimmt das gesamte Team teil und betrachtet das soziale Miteinander, wie die Zusammenarbeit oder die Kommunikation. Angelehnt an die bereits beschriebene heiße Badewanne, wird jedes Teammitglied einmal gebadet, d.h. bekommt Feedback. In der digitalen Durchführung bedeutet das, die feedbackempfangende Person schaltet Kamera und Mikro aus und hört zu. Dann geben alle anderen Teammitglieder reihum ihr Feedback, nach vorher festgelegten Regeln und in der dritten Person. Beide Seiten bereiten ihr Feedback mit einem Frageset und unter Bezugnahme von Feedbackregeln vor und konzentrieren sich auf Kernbotschaften, denn jede*r Feedbackgebende hat nur ca. maximal drei Minuten Zeit. Vorteil: Man überlegt sehr genau, was man in der kurzen Zeit sagt und gelangt so zu essenziellen Aussagen.

Schritt 2: Das Expert*innengespräch

Auf die Teambadewanne aufbauend folgt das Expert*innengespräch. Das bedeutet, dass auf das soziale Feedback das fachliche folgt. Auch wenn es unmöglich ist, beide Ebenen gänzlich getrennt voneinander zu denken, verlagern wir absichtlich die Perspektiven und so auch die Gesprächsinhalte. Im Vorfeld des Expert*innengesprächs wählt die feedbackempfangende Person zwei bis drei Expert*innen aus, die sie sich als Feedbackgebende wünscht. Das können Kolleginnen und Kollegen mit der gleichen professionellen Expertise sein als auch Personen aus anderen Gewerken bei wirDesign, welche die Fachexpertise aufgrund der gemeinsamen Projektarbeit beurteilen können. Im Gegensatz zum sozialen Feedback der Teambadewanne ist der Dialog explizit erwünscht und richtet sich nicht ausschließlich auf Kernaussagen. Auch wenn die Gespräche von allen Beteiligten mit einem Set an Fragen zur Inspiration vorbereitet werden, ist jedes Fachfeedback in der Durchführung sehr individuell. Um jedoch ein paar Leitplanken zu geben und den roten Faden nicht zu verlieren, finden diese Gespräche moderiert statt. Im digitalen Raum lassen alle ihre Mikros und Kamera an, können jederzeit in das Gespräch einsteigen, Rückfragen stellen, ergänzen und so ganz natürlich miteinander ins Gespräch kommen.

Schritt 3: Gespräch zu Rahmenbedingungen

Als elementarer Bestandteil jedes Badewannenprozesses steht am Ende ein Gespräch zu den allgemeinen Rahmenbedingungen des Arbeitsverhältnisses. Dabei kann es um Gehaltsanpassungen gehen, Fortbildungswünsche, die Weiterentwicklung in eine bestimmte Richtung oder auch ungelöste Konflikte innerhalb des Teams. Unsere Erfahrung zeigt, dass manche Mitarbeitende zu diesem Themen eher das Gespräch suchen als andere. Um gleiche Bedingungen für alle zu schaffen, hat wirDesign damit ein Format etabliert, dass automatisch in die Situation des gemeinsamen Dialogs mündet und den Abschluss des Gesamtfeedbacks bildet.

wirDesign ist davon überzeugt, dass Wertschöpfung mit Wertschätzung beginnt. Unsere Arbeitsweise basiert auf Prinzipien, nicht auf starren Regeln. Das prägt unseren Umgang miteinander, sowohl in Feedbackprozessen als auch im täglichen Miteinander. So arbeiten wir täglich daran, besser zu werden.